Checklist bedrijfsverhuizing: een praktisch draaiboek

Een bedrijfsverhuizing raakt iedereen in de organisatie. Deze checklist helpt je het werk te verdelen: per fase staan de taken, en bij elke taak wie hem oppakt. Gebruik hem als basis voor je eigen draaiboek.

Voordat je begint: stel een projectteam samen

Wijs vooraf een paar mensen aan die de verhuizing intern trekken. Dan weet iedereen bij wie hij terecht kan.

• Interne projectleider (vaak facilitair of officemanagement): houdt de planning bij, neemt besluiten en is het aanspreekpunt voor de verhuizer.
• Aanspreekpunt per afdeling: inventariseert wat er van de afdeling meegaat en informeert de collega's.
• ICT: de eigen ICT-afdeling of de ICT-partner, voor alles wat afgekoppeld en weer aangesloten moet worden.
• HR of communicatie: zorgt dat medewerkers op tijd weten wat er van hen verwacht wordt.

Fase 1: voorbereiding

In deze fase zit het meeste werk. Hoe beter de voorbereiding, hoe korter de onderbreking op de verhuisdag.

• Inventaris opnemen. Loop per afdeling na wat meegaat, wat wordt afgevoerd en wat nieuw moet. Denk ook aan archief, magazijnvoorraad en apparatuur. Wie: aanspreekpunt per afdeling.
• Plattegrond van het nieuwe pand maken. Bepaal waar elke werkplek, kast, printer en archiefkast komt. Geef elke plek een nummer of code, zodat dozen en meubels direct op de goede plek komen. Wie: interne projectleider.
• Verhuizer inschakelen. Vraag op tijd een offerte aan en laat beide panden opnemen. Wij plannen zo'n acht weken vooruit; op korte termijn is er vaak nog plek. Hoe wij een bedrijfsverhuizing aanpakken, lees je op de pagina bedrijfsverhuizing. Wie: interne projectleider.
• Volgorde en planning vastleggen. Bepaal welke afdelingen als eerste weer moeten werken en of je in fases, in de avond of in het weekend verhuist. Wie: interne projectleider, samen met de verhuizer.
• ICT afstemmen. Regel op tijd internet, netwerk en telefonie in het nieuwe pand. Spreek af wie apparatuur afkoppelt, wie het vervoert en wie het weer aansluit en test. Wie: ICT-afdeling of ICT-partner.
• Gebouw regelen. Reserveer liften en laad- en losplekken in beide panden en regel sleutels en toegangspassen voor het nieuwe pand. Wie: interne projectleider, met de gebouwbeheerder.
• Medewerkers informeren. Vertel wanneer de verhuizing is, wat ze zelf inpakken, wanneer ze minder bereikbaar zijn en hoe ze in het nieuwe pand komen. Herhaal dit in de laatste weken. Wie: HR of communicatie.
• Adreswijziging doorgeven. Geef het nieuwe adres binnen een week door aan de KvK. Die geeft een nieuw bezoekadres door aan de Belastingdienst; een nieuw postadres geef je daar zelf door. Informeer ook klanten, leveranciers, je bank en je verzekeraar, en pas je website en briefpapier aan. Wie: administratie.

Fase 2: de laatste weken en de verhuisdag

• Inpakken. Medewerkers pakken hun eigen werkplek in met kratten en labels. Archief en ICT-apparatuur worden apart verpakt. Wie: medewerkers, met materiaal van de verhuizer.
• Labelen volgens de plattegrond. Elk krat en elk meubelstuk krijgt de code van de plek waar het naartoe gaat. Hang de plattegrond op elke verdieping van het nieuwe pand op. Wie: aanspreekpunt per afdeling.
• Back-up en afkoppelen. Maak een back-up voordat apparatuur wordt afgekoppeld, en houd de afgesproken volgorde aan. Wie: ICT.
• Sleutelhouders. Zorg dat er op beide locaties iemand is die toegang kan geven. Wie: interne projectleider.
• Op de verhuisdag. De verhuizer werkt de afgesproken volgorde per afdeling af. Houd de interne projectleider bereikbaar voor vragen van de voorman. Wie: interne projectleider.

Fase 3: oplevering en controle na de verhuizing

• Werkplekken controleren. Loop per afdeling na of alles op de juiste plek staat en of er niets ontbreekt. Wie: aanspreekpunt per afdeling.
• ICT testen. Controleer of iedereen kan inloggen en of printers, telefonie en vergaderruimtes werken. Wie: ICT.
• Schade of vermissing melden. Noteer wat beschadigd is of ontbreekt en meld het bij de verhuizer. Bij Oomen kan dat via het schadeformulier. Wie: interne projectleider.
• Oude pand opleveren. Controleer of het pand leeg is en of meubilair dat niet meegaat is afgevoerd. Lever de sleutels in volgens de afspraken met de verhuurder. Wie: interne projectleider.
• Kratten laten ophalen. Laat de lege verhuiskratten na het uitpakken ophalen. Wie: interne projectleider, met de verhuizer.
• Evalueren. Bespreek met het projectteam wat goed ging en wat beter kan. Wie: projectteam.

De uitvoering uitbesteden

Laat je de uitvoering aan een verhuizer over, lees dan op de pagina bedrijfsverhuizing hoe wij dat aanpakken: van de opname in beide panden en het draaiboek tot de verhuisdag en de oplevering.